Begin volgend jaar wordt gestart met een ‘pilot’ voor de indiening van het elektronisch milieujaarverslag (e-MJV). In analogie met de belastingdiskette kunnen bedrijven in de nabije toekomst hun gegevens via de website indienen. Zowel voor bedrijven als voor het bevoegd gezag zal het elektronisch milieujaarverslag minder administratieve last met zich meebrengen.
Het computersysteem voor het e-MJV is nagenoeg klaar, maar voor enkele onderdelen zijn nog enkele praktijktesten nodig. Daarom wordt het e-MJV pas in januari 2004 volledig ingevoerd. Het komend jaar doen dertig tot veertig bedrijven en bevoegde gezagen (provincies, gemeenten, waterschappen en regionale directies van Rijkswaterstaat) mee aan een ’test-pilot’ voor het e-MJV. De rest van de bedrijven en bevoegde gezagen werken in 2003 met het papieren MJV, al is dat wel op onderdelen gewijzigd.

De uitgestelde invoering heeft een paar voordelen. Zo is de lastenverlichting voor bedrijven in 2004 groter, omdat het systeem dan één jaar volledige historie bevat (mits het bedrijf het nieuwe format goed invult). Dat vereenvoudigt de invoering. Ook kunnen het komende jaar de modules voor de energie-efficiencyconvenanten (MJA-II en benchmarking) in het e-MJV worden geïntegreerd.

Gevolgen voor de uitvoeringspraktijk in 2003

In 2003 dienen de bedrijven een papieren milieujaarverslag in. Aan deze procedure is niets gewijzigd. FO-Industrie verspreidt formulieren onder bedrijven, en die dienen de ingevulde verslagen in bij hun bevoegde gezag(en). FO-Industrie controleert ze vervolgens op volledigheid en consistentie, voert de gevalideerde MJVs in een database in en levert de gegevens uit aan afnemers.

Wat wel verandert, is de inhoud van het MJV-formulier:

De luchtmodule is ingedeeld naar processen en niet meer naar milieuthemas. Dit volgt uit de EU-rapportageverplichtingen waar Nederland zich aan moet houden.

Er is een module toegevoegd voor rapportages in het kader van het Oplosmiddelenbesluit.

Behalve de LMA-code voor afvalstoffen kan nu ook de EURAL-code worden ingevuld. In de rapportage over 2004 wordt waarschijnlijk alleen nog de EURAL-code gebruikt.

De energiemodule voor bedrijven die niet onder de MJA-II of onder het benchmarkconvenant vallen, is aangepast. Daardoor sluiten de gegevens beter aan op de informatie die de convenanten opleveren.

In de rapportage over 2002 zijn de onderwerpen MJA-II en benchmarking nog niet geïntegreerd in het formulier. FO-Industrie stuurt ze echter mee met het formulier aan MJV-plichtige bedrijven. Novem en het Verificatiebureau Benchmarking Energieefficiency (VBE) verwerken de energieonderdelen van de rapportage.

Pilot e-MJV
In 2003 kan een groep van dertig tot veertig bedrijven en het desbetreffende bevoegde gezag in een pilot aan de slag met het e-MJV. De bedrijven worden onder meer geselecteerd op geografische ligging, omvang, sector et cetera. Ook is de selectie zo dat alle typen bevoegde gezagen vertegenwoordigd zijn. Tijdens de pilot worden alle functies van het systeem en de procedures er omheen grondig in de praktijk getest. Open aanmerkingen van de deelnemers kunnen leiden tot aanpassingen in het e-MJV, zodat VROM in 2004 een goed werkbaar en betrouwbaar e-MJV kan invoeren.
De pilot start in februari 2003. Deelnemende bedrijven en bevoegde gezagen ontvangen op de cd-rom een speciale applicatie voor installatie op de PC die het opstellen van het milieujaarverslag vergemakkelijken en fouten voorkomt:

Een belangrijk deel van de historische informatie is aanwezig in het systeem, en de invuller wordt geattendeerd op grote afwijkingen van de emissies van het voorafgaande jaar.

De applicatie is voorzien van rekenfuncties die het verband tussen brandstofverbruik en bijvoorbeeld de CO2- en CO-emissies weergeven.

De bedrijven dienen het elektronische formulier in op een besloten deel van de e-MJV-website. Zij ontvangen hiervoor een loginnaam, password en pincode. De bevoegde gezagen valideren het milieujaarverslag met precies dezelfde applicatie. Per 1 juni 2003 bevat de database alle gevalideerde emissiegegevens van de pilotbedrijven en de beoordelingen en commentaren van de bevoegde gezagen.
De pilot wordt nauwlettend gevolgd en geëvalueerd. Van juli tot en met september 2003 worden eventueel aanpassingen doorgevoerd in het systeem of de administratieve procedure. In het vierde kwartaal van 2003 wordt het systeem geïnstalleerd bij alle bedrijven en bevoegde gezagen, en ook bij adviserende organisaties als Novem en VBE.